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SAP系統中信用管理主數據和流程的設計

時間:2020-01-04 來源:科技與創新 作者:連兆榕 本文字數:2797字

  摘    要: 現代商務交易中最不容易被忽視的因子就是客戶的信用等級和交易結算的歷史記錄。對企業而言,日常的風險控制中最重要的環節之一就是信用管理。主要從信用管理業務的流程出發,對SAP系統管理信用的具體策略進行討論,希望相關企業能因此充分了解信用交易對企業發展的重要性,從而采取有效措施應對交易風險。

  關鍵詞: SAP; 信用管理; 授信額度; 流程設計;

  1 、前言

  針對當前復雜的商業環境,很多企業不得不面臨信用銷售這一環節。必須承認的是,信用銷售是一把雙刃劍,如果不進行信用銷售,企業的銷量很難得到提高,進而會直接影響到企業的成長速度;如果企業選擇進行信用銷售,一方面生意就能越做越大,聲望也隨之越來越高,但另一方面也會增加壞賬損失和應收賬的機會成本,輕則導致企業的資金周轉不暢,重則會影響到企業的資金鏈,針對企業的危機也就隨之產生。因此在現代商務交易中,堅決不能忽視客戶的信用等級以及其結算的歷史記錄。

  SAP系統是ERP的升級,一方面其具有ERP系統的突出性能,將供應商與客戶之間有機聯系在一起,從而實現相關產品的生命周期管理;另一方面SAP系統額外加入了信用管理這一部分。

  本文主要結合企業信用管理的業務流程,針對當前國內外的信用管理特點,對各個企業如何應用SAP系統進行了深入探究,希望相關企業能借助信用管理策略中的設計思想,有效避免經濟交易引起的金融風險。

  2 、信用管理相關的業務流程分析

  2.1、 信用管理的工作機制分析

  不論哪個企業,在具體管理客戶信用時,一定要對客戶進行分類。以筆者就職的公司為例,客戶主要有三種,即集團客戶、代理商和最終客戶。按照之前設置好的規則和方法讓客戶領取與自身信用相對應的額度。必須注意的是,客戶的消費金額只能處于固定額度之內,如果超出這個額度,交易過程中就會接收到系統的提示。若客戶執意操作,訂單甚至會被系統選擇性凍結。
 

SAP系統中信用管理主數據和流程的設計
 

  2.2、 企業交易過程分析

  本文主要以信用管理的設計思路為重點,因此這里會忽略與信用管理不相關的內容。通常情況下,企業的交易過程包含四個環節:(1)客戶通過各種交易平臺創建訂單;(2)后臺收到訂單,將相關票據等準備到位;(3)為客戶提供對應貨品;(4)交易中涉及到的金額會轉到財務系統當中,客戶只要按照交易平臺中的提示付款即可。

  2.3、 信用銷售金額核算過程分析

  信用銷售金額的變動是企業交易中經常出現的事情,以下對信用銷售金額的核算過程進行具體分析。

  核算時涉及到的主要公式為:信用銷售額=尚未付清的訂單金額+未清銷售票據金額+未清送貨單金額+銷售應收款金額+財務應收款金額。

  在信用銷售額公式當中,相關概念的內涵以及核算的方法如表1所示。

  表1 信用銷售金額子項及核算方法
表1 信用銷售金額子項及核算方法

  另外,信用銷售中需要有明確的擔保措施才能夠最大程度降低企業交易風險,因此如果利用一些物質抵押或者進行第三方擔保的信用保障方式還是比較安全的,至少其不會導致企業的信用額度被消耗。

  3、 SAP系統中信用管理主數據的設計

  3.1、 信用控制范圍設計

  SPA系統引入了信用控制范圍的概念,對企業的客戶來說,其在進行交易之時會受到信用規則方面的限制,進而有利于企業在各項業務的往來過程中得到應用。

  3.1.1、 信用的策略設計

  信用的控制范圍即企業客戶所擁有的信用額度。簡單來說,信用額度有助于企業對相對分散的客戶實現統一管理,當然選擇何種信用管理策略與企業自身的實際情況密切相關。如果企業選由分公司負責客戶的信用管理,那么就可以采取相對分散的管理策略。如果企業選由總公司全權負責,則采用統一管理標準也沒有任何問題。以跨國公司為例,比如其在各個地區設置了相應數量的分公司。如果采用分散管理的模式,那么每一個分公司都可以將授信額度給同一個客戶,并且二者不會互相干擾、互相影響。如果采用統一管理的模式,也就是說,客戶無論前往哪一家分公司,都無法獲得有別于當前信用記錄的額度。

  3.1.2、 計量貨幣定義

  每一個信用的控制范圍就是一個用于計量的貨幣單位。就相對分散的信用管理來說,計量貨幣與企業內部的和貨幣趨于一致。而相對統一的信用管理則不然,例如客戶使用外幣交易,在計算信用額度時則會借助外幣與本幣之間的匯率關系,從而將外幣折算為計量貨幣。

  3.1.3、 信用管理小組及專員設置

  信用管理不僅與客戶自身有關,也直接影響企業自身的可持續發展。對此,很多企業會專門設置信用管理小組以及管理專員?梢赃@樣理解,信用管理小組即企業的一個分公司,而管理專員可以視為每個分公司內部的工作人員。當客戶在信用交易時出現問題,系統就會依據客戶所在地,交由分公司內的工作人員負責,例如為客戶提額或銷戶等。

  3.2、 信用主數據設計

  3.2.1、 授信額度設計

  授信額度是賬戶經過信用審核所獲得的信用額度。通常情況下,客戶的授信額度有兩種不同類型,即客戶的最大授信額度和單個賬戶的最大授信額度。單個賬戶的最大授信額度通常為客戶專門設置一個最大消費值,從而讓每一個客戶在這個數值范圍內進行有效交易。如果客戶某一賬戶的信用銷售金額超出了最大授信額度就會被系統自動凍結,此時如果客戶想要繼續使用這一賬戶,必須與信用管理小組的專員聯系。

  3.2.2、 客戶授信設計

  根據客戶的不同,授信設計也存在一些區別。對普通公司來說,授信賬戶與賬戶的申請人是密切聯系的,因此公司內部可以擁有多個獨立的信用賬戶。而集團公司是由多個機構整合而來,自身的特殊性使得其只能共用同一信用賬戶,但該集團旗下所有分公司可以共同享受信用額度。

  4 、SAP系統中的信用管理流程的設計

  4.1、 信用檢查流程設計

  SAP系統當中,新賬戶的審批具備一定流程。首先銷售人員會率先保留最新產生的訂單,然后經過信用審查的環節,最終實現賬戶的有效控制。

  4.1.1、 確定信用控制的范圍

  信用檢查的第一步是確定信用控制的范圍。一般企業會選用以下四種方式達成目的,分別為公司、賬戶審核區域、客戶交易區域以及客戶申請賬戶時所留存的信息檔案。

  4.1.2 、實施檢查

  客戶信用檢查過程是企業實現信用控制的關鍵,首先工作人員要檢查客戶交易的最大訂單值,然后核對目前的訂單是否處于信用控制的范圍之內,從而根據最終結果確定客戶是不是違反了相關規定。

  4.1.3、 結果展示設計

  信用檢查的結果主要分為兩種,即通過或不通過。如果客戶的信用檢查不通過,可能是提交的信息出現警告信息或錯誤信息。

  4.2、 解凍訂單流程設計

  現階段由于人們生活水平不斷提高,很多信用交易的客戶容易出現訂單凍結的情況。解凍接單的流程如下:(1)信用管理專員會和財務部門進行核對,確定客戶已付款項是否入賬;(2)檢查客戶和本公司企業的詳細交易記錄,從而確認是否為客戶解凍或者相應調整客戶的授信額度;(3)尋找其他可以確定客戶信用存在問題的依據,告知客戶后續的賬戶應該如何進行維護。

  5、 結語

  總之,企業通過掌握信用管理策略的設計方法,可以直接認識到與信用交易相關的規則,避免深陷金融風險之中。

  參考文獻

  [1]林少鵬.SAP系統中的信用管理[J].信息系統工程,2019(5):50-52.

    連兆榕.SAP系統中的信用管理策略設計與實現[J].科技與創新,2019(23):96-97.
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